Une première évaluation de la solution GED (Gestion électronique des documents) a réuni dernièrement les cadres portuaires à l’entreprise portuaire d’Alger (EPAL). L’objectif de cette réunion étant d’établir un rapport d’étape sur cette application en termes de valeurs ajoutée introduite à l’EPAL. Et y recenser les insuffisances pour apporter des solutions idoines à une meilleure qualité de service offert.
Lancée en 2015, selon l’EPAL, pour le pôle fonctionnel, elle sera plus tard étendue au pole opérationnel. La GED comprend plusieurs fonctions notamment la gestion des versions d’un document (EDM Services), le recueil des procédures, la gestion du courrier, la gestion des dossiers des personnels, la gestion des dossiers domaines, la gestion des documents finances et comptabilité et la gestion des dossiers investissements.
La gestion électronique des documents (GED ou en anglais DMS pour Document Management System ou EDM1 pour Electronic Document Management) désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires.
La GED met principalement en œuvre des systèmes d’acquisition (exemple d’utilisation : la numérisation de masse de documents papiers), d’indexation, de classement, de stockage d’information, d’accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents. La GED participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d’échange d’informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions.
Les solutions et projets de GED peuvent permettre des gains en qualité et en coût, rapides pour les organisations, qu’il s’agisse d’entreprises privées ou d’administrations. À titre d’exemple, le retour sur investissement d’un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an.
Une GED dispose de fonctions de classement / navigation et également d’un moteur de recherche qui permettent de retrouver les contenus gérés, au moyen de vues, de recherches structurées ou plein texte.
